Viele Vertriebler und Visionäre des E-Recruitings predigen tagtäglich, wie einfach doch die Rekrutierung heute ist. Ein Unternehmen hat eine Vakanz, schreibt diese auf einem Onlinestellenmarkt aus und bekommt innerhalb von Stunden eine qualifizierte Bewerbung. Dieser Kandidat wird dann innerhalb von Tagen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und bekommt via E-Mail, nach einer internen Besprechung, den Vertrag zugeschickt. So sollte eigentlich ein Rekrutierungsprozess nicht mehr als 7 Tage dauern. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Unabhängige Studien sucht man vergebens. Hier ist nun mein eigener Erfahrungswert, erarbeitet aus der persönlichen Situation heraus, da ich im Juni 2003 eine neue Herausforderung suchte.

Die ersten Schritte zur E-Mail-Bewerbung Wie sahen nun meine Schritte aus? Die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen muss sehr sorgfältig erfolgen. Rechtschreibfehler, besonders diese aus fahrlässigkeit, dürfen in einer Bewerbungsunterlage nicht enthalten sein. Dies gilt eigentlich auch für die Absagen, dazu komme ich später. Als Verfechter des E-Recruitings halte ich für mich selbst die E-Mail-Bewerbung als das einzig relevante. So begann ich mit der Ausarbeitung. Der Lebenslauf, nun nach Standard des eCV (European Curriculum Vitae), wurde erarbeitet. Ich habe diesen, zusammen mit den Abschlusszeugnissen meiner letzten 4 Arbeitgeber, in ein PDF-Dokument eingefügt, dass eine Datengröße von 330 KB hat. Das lädt sich recht schnell und übersteigt auch nicht die empfohlene Maximalgröße von 1 MB. Wichtig ist auch die Überprüfung. Drucken Sie die kompletten Unterlagen aus, bitten Sie auch Freunde mal auf einem anderen Drucker die Dateien auszudrucken und stellen Sie sicher, dass Ihre eigene Erwartung nicht untertroffen wird. Dann kommen wir zur Ausarbeitung eines Anschreibens.  • Warum wollen Sie wechseln?  • Warum zu diesem Unternehmen?  • Was können Sie?  • Warum muss man Sie einfach haben wollen? Es gibt viele Webseiten, die vernünftige Vorschläge für eine stilvolle Formulierung geben. Schreiben Sie jedoch mehr aus Ihrer Feder und in Ihrem Gusto. Ein Anschreiben, das sich während des Vorstellungsgesprächs als nicht authentisch erweist, ist Ihr Ausschluss aus dem Prozess.

Ich schreibe die eigentliche Bewerbung (das Anschreiben) in die E-Mail hinein und hänge das PDF als Attachment an. Die Betreffzeile ist überaus wichtig. Der Empfänger: Unterlassen Sie E-Mails an allgemeine Adressen wie kontakt@, info@ etc., außer, es ist diese E-Mail-Adresse explizit in der Stellenbeschreibung erwähnt!

Manche E-Mail-Programme haben den Fehler, dass Sie hineinkopierten Text falsch umbrechen. Wenn Ihre E-Mail-Bewerbung im Postausgang ist, dann ziehen Sie diese wieder zurück in den Ordner Posteingang und korrigieren Sie die Zeilenumbrüche. Nichts ist schlimmer, als eine unlesbare E-Mail. Das gilt natürlich auch für Absagen, zu denen komme ich später noch. So. Abschicken und archivieren. So bekommt der Empfänger gleich eine gute Übersicht. Archivieren Sie ebenfalls die Stellenanzeige, auf die Sie sich beworben haben. Nichts ist peinlicher, als der Untergang wichtiger Informationen, wenn Sie nach einigen Wochen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Tipp: Abspeichern der Stellenanzeige!

Um mal die Brücke zu schlagen zum Korrespondenzmanagement der Unternehmen: Alle Unternehmen erwarten von den Bewerbern sorgfältig zusammengestellte Unterlagen, auch wenn diese elektronisch eingehen. Doch gerade hier ist der Schlendrian in Person am Werk und es wird geschludert bis der Arzt kommt. Die Zwischenmeldungen sind teilweise mit Wochen Verspätung im Posteingang. Im übelsten Fall erreicht den E-Mail-Bewerber die Unternehmensnachricht mit der gelben Post. Ein Medienbruch, der nicht sein sollte und nicht sein muss.

Standardtexte, wie z. B. "vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr damit verbundenes Interesse an einer Mitarbeit in unserem Hause. Ihre Unterlagen werden von der Personalabteilung und der Fachabteilung eingehend geprüft. Wir bitten Sie daher um etwas Geduld und werden uns wieder mit Ihnen in Verbindung setzen." können automatisch und mit einigen Stunden Zeitverzögerung jeden Bewerber zumindest vorerst glücklich machen.

Ich habe für meinen Bewerbungsprozess (283 qualifizierte Bewerbungen auf offene Positionen) eine kleine Datenbank angelegt (Excel-Tabelle reicht natürlich auch aus), um die Feedbackzeiten der Unternehmen zu notieren. Manche Unternehmen halten es gar nicht für nötig sich zu melden.

Ich vermerkte die Eingangsbestätigung, die bei meinen Bewerbungen doch zum größten Teil innerhalb weniger Tage eintraf, und die Absagen bzw. Vorstellungsgespräche. Zur Vorbereitung auf die Vorstellungsgespräche nutze ich die Website des Unternehmens, Marktrecherche und die Angaben aus der Stellenanzeige.

Statistik der Bewerbungen: Bei 283 Bewerbungen erhielt ich 228 Eingangsbestätigungen, 22 Vorstellungsgespräche und 176 Absagen. Bei einem großen Teil der Unternehmen scheine ich mit meiner Bewerbung einfach untergangen zu sein. Unternehmen wie Klarpac antworten nicht einmal auf eine freundliche und höfliche Nachfrage über den aktuellen Stand des Prozesses, was meine Entscheidung für (oder gegen) das Unternehmen natürlich vehement erleichtert.

Absagen der Unternehmen
Absolut erschreckend sind allerdings die Absagen, die motivierte Kandidaten erreichen. Eigentlich fehlen mir die richtigen Adjektive, um diese zu beschreiben. Beschämend ist da eigentlich noch gelobt.

Dass man eine Absage erhält. ist nicht ungewöhnlich und darf einem auch nicht so zu Herzen gehen. Doch mit jeder Absage verbindet man ja auch die Chance, sich selbst zu verbessern und etwas zu lernen. Erst auf Nachfrage hin erwiderten mir einige Unternehmen die Gründe für die Absage, die mir dann auch plausibel waren. Doch Standardtexte wie dieser hier, den nebenbei bemerkt auch noch kein Rechtschreibprogramm gesehen hat, sind wenig aufschlussreich über die Gründe der Absage. Also nachfragen ist von Vorteil! Man möchte schließlich wissen, woran es haperte.

Vorbildliche Absagen bekam ich auch und möchte diese Ihnen nicht vorenthalten:

So fühlt man sich doch gleich gutinformiert, warum man leider nicht der Kandidat ist. Und dass man gefallen hat, ist ebenfalls nett. Solcherlei Schreiben bekommt man allerdings nur aus bestimmten Branchen, wie ich jetzt mal behaupten möchte, hier aus dem Bereich der Werbeagenturen. Eine Absage ist natürlich nicht schön, doch die Art und Weise der Absage macht den Unterschied.

Doch nun kommen wir zur wichtigen Frage: Gibt es ein Patentrezept für den Bewerbungsprozess? Ich möchte meinen - nein! Es gibt allerdings viele gute Ansätze, die man verfolgen sollte. Bei doch den vielen Angeboten ergeben sich nur einige Positionen, die man sehr gerne besetzen möchte. Die telefonische Kontaktaufnahme im Voraus setzt schon mal einen wichtigen Punkt. Dann eine Bewerbung, mit der Sie sich auf das Telefongespräch beziehen und die 4 Ws berücksichtigen (Warum wollen Sie wechseln? Warum zu diesem Unternehmen? Was können Sie? Warum muss man Sie einfach haben wollen?). Erst wenn Sie es schaffen mit Ihrem Anschreiben einen Personaler so neugierig zu machen, dass er sich mehr Zeit nimmt als 3 Minuten, dann erst haben Sie eine realistische Chance in die Vorauswahl zu gelangen! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

Ihr Marcus Reif | www.reif.org | Juni 2003